Excel|データ管理はテーブルで行えば、作業効率UP!

Excel

Excelでリストや表を作ってデータを管理しているが、テーブルを使っていない方は今すぐテーブルを使いましょう。

この記事は誰向け?
  • Excelでデータを扱う方
  • Excelでテーブルを使ったことない方
  • Excelでテーブルを使ったことあるけど、Power Queryを知らない方

Excelテーブルとは?

関連データのグループ管理と分析を容易にするために用意された機能で、データ管理を正しく・効率的に行えるよう補助してくれるものとご理解いただくとよいかと思います。

1つのテーブルを1つのオブジェクト(データの塊)として扱い、このオブジェクトは大きく2つの要素で構成されています。

  • Header Row(見出し行)
  • Data Body(見出し行を含まないオブジェクト)

また、上記の要素を列と行に分解できます。
列を”List Column”、行(見出し行を除く)を”List Row”をいいます。

テーブルのメリット

テーブルを使用するメリットは大きく4つです。
その中でも最後のPower Queryによる恩恵は非常に大きいものがあります。

  1. 表管理で必要な書式設定が自動的に付加される
  2. 列に対する数式設定のコントロールが容易になる
  3. 要素を引数としてExcel関数が使用できる。
  4. Power Queryで、データの使い回しと加工が容易になる

表管理で必要な書式設定が自動的に付加される

テーブル化すると、標準で列のフィルターが追加されます。
また、1行おきに色分けされて表示されます。

さらに、列(img:在庫)を追加した場合、自動的にテーブル範囲が拡大し、列のフィルターや1行おきの色分け等も自動で設定されます。

表の表現方法は複数用意されており、テーブルのセルを選択した状態で、Excelのタブを見ると”テーブル デザイン”というタブが出現しますので、そこから変更が可能です。

列のフィルターを外したい場合は、”テーブル デザイン”タブ内のグループ”テーブル スタイルのオプション”から”フィルターボタン”のチェックを外します。

ほかにもいくつか設定が可能ですので、お試しください。

列に対する数式設定のコントロールが容易になる

金額×数量等の計算式を列に設定する場合、任意のセル1つに設定すれば、すべてのセルに自動コピーされます。

添付imageで補足していきます。
売価と在庫から売り上げの最大値を求めるために、売価×在庫を計算してみます。
“売り上げ最大値”という列を追加して、”りんご”に関して上記の計算式を入力します。

入力を終えて、クリックした瞬間・・・
みかんや梨に関しても同様の計算が行われます。

計算式を変えた場合も同様にその変更がすべてセルに反映されます。

要素を引数としてExcel関数が使用できる

VLOOKUP関数を使用して値を別の表に持ってきたい場合を例にして、ご説明します。

添付imageを見てください。
上段がテーブルに対してVLOOKUP関数を使った場合で、下段が通常の表に対してVLOOKUPを使った場合になります。

テーブルを使用しない場合はセル番地で指定する形になりますが、テーブルの場合はテーブルの構成要素となる列名等を設定します。
(テーブルを使用しない場合でも列を指定することは可能ですが、処理負荷がかかりますので、お勧めしません。)

VLOOOKUP関数に設定されたテーブルの要素となる test[[商品]:[在庫]] について説明します。
testはこのテーブルの名称です。
[商品]と[在庫]はテーブルの要素となる列の名称です。
よって、今回設定された要素の意味は、「testテーブルの商品列から在庫列まで」となります。

この良いところは、行が増えた場合でもVLOOKUP関数の引数を更新する必要がないところです。

行が増えた場合を考えてみましょう。
テーブルを使用しない場合に行が増えた場合、表の範囲が大きくなりますので、VLOOKUP関数の引数を更新する必要があります。
一方で、VLOOKUP関数の引数として”列”が設定されているテーブルを使用した場合、行が増えたとしても列としては変更が生じていないため、VLOOKUP関数としても変更が生じません。

Power Queryで、データの使いまわしと加工が容易になる

ExcelにはPower QueryというETL機能が標準実装されています。
(古いバージョンだとアドインとしてインストールが必要になります。)

表をテーブル化していると、Power Queryへの取り込みが容易となります。
そして、Power Queryでデータ整形・加工ができることが、このテーブル化の最大のメリットとなります。

Power Query自体の使い方等は別の記事でご紹介しますが、Power Queryへの取り込み方法をご紹介します。

テーブルの任意のセルを選択した状態(1)で、”データ”タブ(②)の”テーブルまたは範囲から”をクリックします。

Power Query エディターが立ち上がります。

このPower Queryエディターを操作することで、データの整形や加工を行います。

Power Queryについてもう少し理解を深めたい方は、下の記事をご参照ください。

テーブルの簡単な作り方

表の任意のセルを選択した状態で、[ Ctrl + t ]を押しましょう。
表の範囲を自動認識して、”テーブルの作成”画面が立ち上がります。

表の上にタイトルがついてたりすると表の範囲を誤認識するので、データ範囲は必要に応じて修正してください。

“OK”ボタンをクリックすると、テーブル化の完了です。

なお、テーブル化すると、テーブル名称が自動設定されます。
このテーブル名称は変更ができます。
テーブルを選択した状態で、タブを見ると”テーブル デザイン”というタブが出現します。
このタブ内の一番左を見ると”テーブル名:”が確認できますので、ここで変更します。

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